情報管理について 3、書類ファイル

次は音楽と画像を除いた書類ファイルです。「書類ファイル」という言い方はちょっとおかしいかもしれませんが、前回同様

1,アクセスしやすいこと
2,なくさないこと
3,加工しやすいこと

この3点を考慮しながら進めます。

私にとって、書類ファイルの大半はPDFとEXCELとWORDです。まず結論から言うと、すべて先日述べたG Suiteの中のGoogleドライブに入れています。

Googleドライブアプリを入れてGoogleドライブフォルダを設定し、そこに入れればオンライン上のGoogleドライブが更新され、MacのTimeCapsuleでもバックアップされる、という仕組みです。Googleドライブの容量は30GBしかありませんが、音楽と画像とを除いたファイルだったら何ら問題はありません。家族内共有のため、一部Dropbox(無料版)を使っていますが、これも近いうちにGoogleドライブに移管する予定です。

ファイルの数で言うと、最も多いのはPDFです。というのも、紙で来る連絡はすべてScanSnapでスキャンしてPDF化しているためです、その中でも多いのが、子供の小学校や習い事からの連絡です。いろいろなものがWEB化されて紙で取り寄せる情報は減ってきましたが、ここは全く変わりません。子供が関係すること、ネット環境がない人を考慮する必要があること、セキュリティのこと等色々な原因があるとは思いますが、なんとかならんのかなぁ、と思います。

以前はこのPDFファイルをEvernoteに入れていましたが、やめました。理由は単純で、新規PDFファイルをEvernoteに入れる場合、PDFファイルの名前と、それを含むEvernoteのノート名をそれぞれ入力する必要があり、それが面倒だったからです。Evernoteは別の用途で使っていますので、その話はまた後で。

以前自宅のMacでは無料のOpen OfficeやLibre Officeを使っていましたが、やはり会社で使うEXCELやWORDとは使い勝手が大きく異なるため、office 365 soloの導入と同時にあきらめました。で、そのoffice 365 にくっついている1TBのストレージは先述した画像しか入れておらず、EXCELやWORDはやはりGoogleドライブに入れています。

自宅のMac上ではGoogleドライブフォルダから開いているので、作業に支障はありません。スマホやiPadでEXCELファイルを加工したいとなった場合は面倒かもしれませんが、そもそもそういう機会がほとんどなく、外出先のAndroidスマホで最も見る機会が多いのは、先ほどのPDFファイルです。そのアクセスしやすさから考えれば、Googleドライブは全く問題ありません。Macで加工して、スマホは見るだけ、というやり方が定着している自分のやり方にあっていたのだと思います。

EXCELやWORDまでGoogleドライブに入れるのは、Googleスプレッドシートを使うからではなく、セキュリティの強さが違うからです。セキュリティに関して、個人用のGoogleドライブの説明と、G SuiteのGoogleドライブの説明は大きく異なっています。実際の仕組みがどこまで異なるかわかりませんが、無料が多い個人用GoogleドライブやOnedriveでここまでやるとは思えません(単なる推測ですが)。また、G SuiteのGoogleドライブのデータはお客様のものであり、広告等のデータに使われることはないと明記されており、プライバシーでも安心できます。「基地」の主にとって、一番大切なのは、この安心感かもしれません。