todoist事始め2:プロジェクト管理をしてみる

前回の続きです。

実は先日、todoistからメールが届きました。カルマが「エキスパート」にレベルアップしたので、ささやかなプレゼントとして、3ヶ月分のプレミアムをプレゼントします!という内容でした。

そこで、これを機に新しいことをやってみよう、と思い立ちました。

前回書いた通り、私のtodoistの大半はルーチンで占められています。で、ルーチン管理だけなら無料会員の機能で十分満足と感じていました。一方で、一回限りの、複雑なタスク構成からなるプロジェクトの管理はなんとなく無料会員の機能だけでは不十分ではないか、と思っていたので、これを機会にやってみることにしました。

まず、私がプロジェクトを管理するとき、全体の目的や主要なタスクをevernoteに書き出していました。ただ、このタスク構成をさらに細分化して、例えば30分ぐらいでできるタスクにまでは分解していませんでした。なので、どこまで進んでいるか、わかったようでわからない、という感じだったのです。そこで、その改良にトライしてみました。

最初の作業として、プロジェクトの概略をevernoteに書き出すところまでは同じです。次にtodoistを開けて、プロジェクト名そのものを新規プロジェクトとして登録。コメント欄を開けて、当該evernoteの当該プロジェクトノートへのリンクを貼り付けます。

そのプロジェクトの下にタスクを入れていきますが、evernoteに書き出していた「主要なタスク」をそのままコピーしてtodoistのタスク追加にペーストすると、一気にタスクを追加してくれます。「主要なタスク」が10行あれば、そのまま10個のタスクになります。これは便利ですね。

次に、さらに細かいタスクを思いつくままに上げて、階層化します。タスクをドラッグ&ドロップで移動できるので、感覚的な並べ替えが自在にできるtodoistはいいですね。タスクだけでなくプロジェクトの階層化もできるようで、プロジェクト内のタスクが多すぎると思ったら、別のプロジェクトに分ける、という手もありそうです。ただ、階層化を検討する段階ではさすがにスマホアプリではきびしく(機能としてはできますが)、タブレットぐらいの広さはあった方が頭の整理がしやすいです。

今まではtodoistによるルーチン管理とevernoteによるプロジェクト管理が分離している状態でしたが、プレミアム後は、スマホでチラッとtodoistを見るだけで、今日や今週のtodoが、ルーチンもプロジェクトも同時に見られるようになりました。これはうれしいです。コントロール感が増しますね。

todoist事始め1 まずは週末のルーチンから始まった

しばらくの間、タスク管理ツールであるtodoistのことについて書いていきたいと思います。

過去にもいくつかタスク管理ツールをためしたのですが、なかなか長続きしませんでした。原因はいろいろあるのですが、todoistが今のところ続いているということは、私の生活パターンにうまくはまったからだと思います。

todoistのアカウント自体もかなり前に取っていました。その後、どういう理由だったか覚えていませんが、しばらく放置していました。復活したのはここ半年ぐらいです。

活用しようと思った最初のきっかけは、週末の家事ルーチンでした。我が家では、週末において私が家事の多くを行います。すべての部屋の掃除、寝室のシーツの取り替え、ゴミ捨て、食材調達、食事作り(3食すべて)です。部屋がいくつかありますし、ゴミの種類も複数あるので、細かいタスクに分解すると結構な量になります。いろいろやっているうちに「あれはやったっけ?」ということが起こってきました。

また、やったことを忘れないためには、タスク完了後直ちに処理できる必要があります。つまり、スマホでのタスク完了処理のしやすさが重要でした。また、完了次第次のタスクが自動的にセットされる必要もありました。そのために良さそうだったのがtodoistでした。

当初は週末家事管理ツールだったため、todoistは週末にしか使っていませんでした。ところが、しばらく使っているうちに「カルマ」とかいうポイントが増えていったようです。何かの通知を見て知ったのですが、よくわかっていませんでした。とにかくタスクをこなしていくと、初心者とか中級とかにレベルアップしていることはわかりました。初心者にレベルアップしたといっても、何かもらえるわけではなさそうなのですが、うれしいのものではあります。

そこで、平日にも活用しようと考え始めました。毎朝やること、例えば朝一番にお茶を入れて落ち着くとか、子供の小学校の連絡確認といった日次のルーチンを追加し始めました。さらにこのブログの執筆といった自分自身に関するルーチンも加え始めました。今でもtodoistに入っているタスクは、ほとんどがルーチンです。

そのルーチンの処理のために役立つのが、効率的なリスケジュール機能です。モバイルアプリではタスクを右にスワイプするとタスク完了ですが、左にスワイプするとリスケジュールの画面になります。これは大変ありがたいです。

また、期限切れのタスクをまとめてリスケジュールしてくれる機能もありがたいです。アプリが適当に新しい期限を設定してくれるので、たとえ自分の考えと違う日に設定されたとしても、とりあえず2タップで期限切れタスクを一気に先送りしてくれるのはある意味気持ちいいです。

というのも、この「期限切れタスクの増大」がタスク管理アプリから離れてしまう大きな要因のひとつでもあるからです(期限切れにしてしまったのは自分の責任なので、まあ、自分勝手ではあるのですが)。私がtodoistから離れられなくなったのは、この一斉リスケジュール機能の存在かもしれません。

(続く)