情報管理について 3、書類ファイル

次は音楽と画像を除いた書類ファイルです。「書類ファイル」という言い方はちょっとおかしいかもしれませんが、前回同様

1,アクセスしやすいこと
2,なくさないこと
3,加工しやすいこと

この3点を考慮しながら進めます。

私にとって、書類ファイルの大半はPDFとEXCELとWORDです。まず結論から言うと、すべて先日述べたG Suiteの中のGoogleドライブに入れています。

Googleドライブアプリを入れてGoogleドライブフォルダを設定し、そこに入れればオンライン上のGoogleドライブが更新され、MacのTimeCapsuleでもバックアップされる、という仕組みです。Googleドライブの容量は30GBしかありませんが、音楽と画像とを除いたファイルだったら何ら問題はありません。家族内共有のため、一部Dropbox(無料版)を使っていますが、これも近いうちにGoogleドライブに移管する予定です。

ファイルの数で言うと、最も多いのはPDFです。というのも、紙で来る連絡はすべてScanSnapでスキャンしてPDF化しているためです、その中でも多いのが、子供の小学校や習い事からの連絡です。いろいろなものがWEB化されて紙で取り寄せる情報は減ってきましたが、ここは全く変わりません。子供が関係すること、ネット環境がない人を考慮する必要があること、セキュリティのこと等色々な原因があるとは思いますが、なんとかならんのかなぁ、と思います。

以前はこのPDFファイルをEvernoteに入れていましたが、やめました。理由は単純で、新規PDFファイルをEvernoteに入れる場合、PDFファイルの名前と、それを含むEvernoteのノート名をそれぞれ入力する必要があり、それが面倒だったからです。Evernoteは別の用途で使っていますので、その話はまた後で。

以前自宅のMacでは無料のOpen OfficeやLibre Officeを使っていましたが、やはり会社で使うEXCELやWORDとは使い勝手が大きく異なるため、office 365 soloの導入と同時にあきらめました。で、そのoffice 365 にくっついている1TBのストレージは先述した画像しか入れておらず、EXCELやWORDはやはりGoogleドライブに入れています。

自宅のMac上ではGoogleドライブフォルダから開いているので、作業に支障はありません。スマホやiPadでEXCELファイルを加工したいとなった場合は面倒かもしれませんが、そもそもそういう機会がほとんどなく、外出先のAndroidスマホで最も見る機会が多いのは、先ほどのPDFファイルです。そのアクセスしやすさから考えれば、Googleドライブは全く問題ありません。Macで加工して、スマホは見るだけ、というやり方が定着している自分のやり方にあっていたのだと思います。

EXCELやWORDまでGoogleドライブに入れるのは、Googleスプレッドシートを使うからではなく、セキュリティの強さが違うからです。セキュリティに関して、個人用のGoogleドライブの説明と、G SuiteのGoogleドライブの説明は大きく異なっています。実際の仕組みがどこまで異なるかわかりませんが、無料が多い個人用GoogleドライブやOnedriveでここまでやるとは思えません(単なる推測ですが)。また、G SuiteのGoogleドライブのデータはお客様のものであり、広告等のデータに使われることはないと明記されており、プライバシーでも安心できます。「基地」の主にとって、一番大切なのは、この安心感かもしれません。

情報管理について 2、画像ファイル

次は画像ファイルです。ここでは、ネットで拾った画像は除外して、自分や家族が撮った画像だけを対象とします。前回同様

1,アクセスしやすいこと
2,なくさないこと
3,加工しやすいこと

この3点を考慮しながら進めます。

ファイルの発生元はスマホかデジカメです。画像ファイル管理は、まずそこから「one drive」にバックアップを取っています。私は時々エクセルを使うので、office365 soloを契約していますが、そこについている1TBのストレージを利用しています。そして、別途外部HDDにバックアップするやり方にしています。バックアップがクラウドのみ、というのはさすがに不安があり、手元にもバックアップを取っています。

画像ファイルについての特色は、上記3点いずれもMacよりスマホを優先した考慮する必要がある、という点です。単純にスマホを使っている時間の方が長いし、ファイルの発生源としてもスマホが最も大きいからです。

「1,アクセスしやすいこと」については、Macでもスマホでも「one drive」で十分です。

「2,なくさないこと」についても、「one drive」のアンドロイドアプリは、そのスマホで撮った画像を自動的にアップロードしてくれるので、バックアップをし損ねる心配がありません。画像ビューワーとしても「dropbox」より見やすいので「アクセスしやすいこと」の条件も満たします。デジカメからの「one drive」へのアップロードは手動ですが、そもそもデジカメの稼働があまり多くないので苦にはなりません。さらなるバックアップである外部HDDへのコピーの方が面倒と感じます。

「3,加工しやすいこと」についても、頻度はスマホの方が多いです。何せスマホの画像をSNS等に載せるのですから。もっともスマホで画像ファイル自体をいじることはあまりないです。

一方MacBook AirではSNS等への転載より加工する機会の方が多いです。年賀状を作るときとか、とある趣味団体のサイト作りに協力しているので、最低月1回はあります。ただフォトショップは使いません。サイズ調整は「プレビュー」でできますし、何か特殊な加工(例えば画像に文字を入れる)が必要な場合は、「GINP」で済ませてます。Macユーザーですが、「写真」アプリは使ってません。そもそもMacBook Airはストレージが少ないので、この中で画像ライブラリを管理するということ自体が無理だからです。

ところで、バックアップといえば、wifi付きSDカードである「eye-fi」って、いつの間にか事業撤退していたのですね。知りませんでした・・・

情報管理について 1、音楽ファイル

次は情報の管理について考えます。「個人の情報管理」だけでブログが成立しそうですね。ここは「base」を作るためのサイトです。情報は「base」の養分です。メールもそのひとつですね。

まず今回は、その一つ「音楽ファイル」について。ここでは、ポッドキャストも含めます。

いかなる情報にしろ、大切なのは、

1,アクセスしやすいこと
2,なくさないこと
3,加工しやすいこと

この3点かと思います。この3点を満たすために、いろいろなハード、ソフト、ウェブサービスを活用します。

まず、私はDJではないので、音楽に関して言えば「3,加工しやすいこと」は不要です。ですから、前者二つのことだけを考えればいい、ということになります。

発生元(購入元)は、大半は昔買ったCDのリッピング。最近はiTunesやAmazonなりで買った音楽ファイル。メインの使用場所は、母艦のMacbookAirです。

最初の「1,アクセスしやすいこと」の対応ですが、32GBのmicroSDに自分の音楽ライブラリの大半をコピーして、スマホで持ち歩く、という最もシンプルなやり方を取っています。また、ポッドキャストは都度Google driveに突っ込んで、家を出る前にオフラインで使用できるようにしています。

こうしている大きな理由は、いわゆる「格安SIM」を使用しているからです。ひと月3GBで千円のコースですが、ウェブから音楽を取ってきていては、あっという間に容量を使い切ってしまいます。

もう一つの「2,なくさないこと」ですが、バックアップ先は2つ。一つはTime Capsule(Time Machine使用)、もう一つはエックスサーバーのレンタルサーバーです。後者はOwnCloudのようなインフラは使わずに、単純にFTP転送(FileZilla)を使っています。

エックスサーバーにOwnCloudを入れようと思えば入れることはできるようですが、かなりの手間だし、もともとモバイルアクセスは想定してないので、FTPによるバックアップで十分かと。ここはあくまでもデータが消えないことが重要。その点、エックスサーバーは安心できます。これだけのために容量200GBで月千円は高すぎるかもしれませんが、ブログの基地にも使っているので、気にしていません。

なお、ウェブサービスはSpotifyの無料アカウントを使っています。有料にしない理由は2つ。先述の理由によりモバイルでは使わないから、また有料会員としてダウンロードしたものも無料アカウントに戻れば使えなくなるからです。

ソフトと違って音楽については永続的に所有したいので、最近勃興してきた有料音楽サブスクリプションは使っていません。なので、Spotifyはラジオと同じように使っています。ラジオですから広告が入るのはやむを得ません。気に入った曲があれば、普通にiTunesやAmazonで買っています。